TrackStudio или электронные таблицы?
Большую часть времени, особенно в секторе B2B и люкс, вы ведете конкуренцию с ничем.
"Я куплю это средство или я ничего не куплю, потому что в действительности мне ничего не нужно."
Сет Годин
Возможно, самая популярная в мире система управления задачами — это электронная таблица (например в Excel или Calc): директор компании или специально выделенный сотрудник собирает информацию о проделанной работе от других сотрудников и заносит ее в таблицу, там же создаются новые задачи и осуществляется планирование. Иногда такая электронная таблица даже обрастает автоматизацией и красивыми диаграммами. Коммуникация между сотрудниками и постановка задач обычно происходит устно или через e-mail, ICQ, gtalk, skype и прочие мессенжеры.
Такой способ управления прост и поэтому популярен. Однако у него есть существенные ограничения и недостатки. Озвучим их и покажем, как TrackStudio помогает их избежать.
Менеджер должен периодически опрашивать исполнителей о состоянии задач.
Проблема особенно актуальна, если люди работают в разное время или в разных офисах. Как определить, занимается ли сотрудник данной задачей или еще не приступал? Можно ли перепоручить задачу другому сотруднику, или уже поздно? Как интерпретировать отсутствие ответа на письмо? Может быть пора спросить еще раз?
TrackStudio позволяет всем сотрудникам видеть единую картину состояния проекта. Значительно реже возникают конфликтные ситуации, а их разбор значительно упрощается. TrackStudio позволяет избежать периодических опросов сотрудников, экономя рабочее время им и руководителям.
Вы можете настроить систему таким образом, чтобы в определенное время, регулярно, вам присылался отчет со списком открытых задач (с исполнителями), по которые не было зарегистрировано никаких действий за сутки (или другой промежуток времени). Это позволяет быстро выявить проблемные задачи, а не опрашивать всех подряд.
Если обсуждение задач происходило по почте, то передать эту задачу другому сотруднику может быть довольно сложно, т.к. в тех же письмах может содержаться информация и по другим задачам.
Фактически это означает, что при смене исполнителя придется заново объяснять что нужно сделать и что уже сделано.
При использовании TrackStudio достаточно просто сменить ответственного. Новый исполнитель сможет посмотреть описание задачи, лог действий с задачей предыдущего исполнителя, изменения в системе управления версиями (для программного продукта). Кроме того, вы можете разделить большую задачу на несколько маленьких и поручить ее нескольким исполнителям. Также вы можете организовать стандартизованные этапы работ по каждой задаче, например, добавить к каждому сообщению об ошибке обязательные этапы тестирования и внесения изменений в документацию. Вы даже можете настроить правила таким образом, что задачи будут автоматически передаваться правильным исполнителям по завершении очередного этапа.
Участники процесса не всегда имеют верное представление о состоянии задачи.
Часто при использовании электронных таблиц возникает следующая проблема: разработчик начал работу над задачей, но у него возникли вопросы. Он задал эти вопросы менеджеру, но ответа не получил (например, менеджер был занят сбором информации о прогрессе других задач с другими исполнителями). Менеджер считает, что у исполнителя есть задача и он ей занимается, а исполнитель — что менеджер получил его вопрос и в скором будущем на него ответит. Такое бесполезное ожидание значительно увеличивает время решения задач.
TrackStudio поддерживает понятие "ответственного за задачу" — это человек, который отвечает за задержку с решением задачи в данный момент. Обычно каждое изменение состояния сопровождается изменением ответственного, менеджеры и исполнители могут быстро найти задачи, для решения которых требуется их реакция.
Чем крупнее задача, тем сложнее понять ее состояние
Если типичная задача занимает 2 часа времени, то за 8 часов сотрудник теоретически может решить в среднем 4 задачи. Это означает, что отдел из 10 человек за день может решить 40 задач. Контролировать такой поток работ вручную практически невозможно, поэтому менеджеры стараются укрупнить задачи.
Проблема заключается в том, что достоверно определить состояние задачи до ее завершения нельзя. Если задачу нужно было выполнить за 2 часа, то уже через 2 часа мы будем достоверно знать о наличии проблемы и сможем принять меры, потеряв 2 часа. Но если задача требует 1 день, то о проблемах с этой задачей мы часто можем узнать только на следующий день — непроизводительные затраты времени в этом случае гораздо больше.
Использование TrackStudio позволяет управлять большим количеством мелких задач, разбросанных по большому количеству проектов. У нас типичное время решения одной задачи составляет как раз около 2 часов.
Контроль за ходом процесса целиком ложится на менеджера.
Наведение порядка в таких условиях практически невозможно, т.к. сложно добиться поддержания установленных правил в течение длительного времени, процветает кампанейщина.
TrackStudio позволяет указать правила поведения участников и будет контролировать их исполнение. Например, сотрудники одного из наших клиентов часто вносили отработанные часы с комментариями вроде "ковырялся с задачей". После того, как в TrackStudio было добавлено правило "на каждый отработанный час нужно не менее 20 символов комментария" пояснения сотрудников стали более осмысленными, больше времени стало тратиться на обсуждение сделанной работы, а не размеров комментария.
За счет настройки (и перенастройки) процессов (workflow) можно опробовать различные правила поведения сотрудников, контроль результатов и системы премирования.
Без использования трекера в проектах разработки ПО бывает сложно понять, зачем был написан тот или иной код.
Использование интеграции TrackStudio с системами контроля версий позволяет быстро найти задачу, для решения которой была написана та или иная строчка кода, посмотреть что еще было исправлено и почему. Часто по списку измененных файлов можно сказать, была ли выполнена задача правильно и в полном объеме, даже не запуская программый проект.
Часто вместе с задачей нужно передавать файлы: техническое задание, логи, экранные снимки
Файлы передаются сначала от заказчика к руководителю, затем от руководителя к исполнителю. Проблема с их хранением возникает с самого начала и значительно возрастает, если в процессе работы файлы меняются, либо если нужно подключить еще одного исполнителя.
В TrackStudio вы можете хранить и редактировать файлы прямо в задаче, а участники процесса смогут получать уведомления о том, что какой-то файл изменился.
Электронные таблицы хорошо подходят для обработки массивов данных. Зато TrackStudio позволяет лучше контролировать работу над проектами при меньших затратах времени.